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vPBX Admin-Center Benutzerhandbuch:
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wwz / Nexlphone Business vPBX Admin Center

WWZ hat einen Tenant-Login für alle vPBX Anlagen:

Link: https://adminvpbx.nexphone.ch/ (https://adminvpbx.nexphone.ch/)
User: wwz_vpbx
PW: siehe LastPass

1. Erste Schritte & Anmeldung:
   Systemvoraussetzungen

• Login-Prozess
• Desktop-Variante:
• Mobile Variante:

2. Anrufmanagement & Umleitungen:

• Umleitungstypen
• Mögliche Weiterleitungsziele
• Erreichbarkeit einschränken

3. Komplexe Anrufverteilungen:

• Verwaltung
• Einstellungsoptions
• Zeitsteuerung (Ablaufpläne)

4. Verbindungsübersicht & Mailbox:

• Sprachnachrichten verwalten (Voice Mail)

5. Systemeinstellungen (Basiseinstellungen):

• Telefon-Account & Identität
• SIP-Credentials:

6. Mailbox-Konfiguration (Persönlicher Anrufbeantworter):

• IDM-Ansagen (Interaktives Durchwahl-Menü)
• Admin Center Konto verwalten

Dieses Handbuch führt dich durch die Funktionen und die Verwaltung deiner virtuellen Telefonanlage (vPBX) über das webbasierte Admin Center.

Systemvoraussetzungen:

• Ein aktiver Admin-Center-Account mit den entsprechenden Freigaben deines Anbieters.
• Deine persönlichen Anmeldedaten (Benutzername und Kennwort).
• Ein aktueller Internet-Browser (z. B. Google Chrome, Mozilla Firefox oder Windows
  Internet Explorer).

Login-Prozess:
Rufe im Browser das Subscriber Center auf: https://adminvpbx.nexphone.ch/ (https://adminvpbx.nexphone.ch/)
Die Software erkennt automatisch, ob du ein Mobilgerät oder einen Computer nutzen, und passt die Darstellung an. Falls die automatische Erkennung fehlschlägt, kannst du die Oberflächen direkt ansteuern:

• Desktop-Variante:
  https://adminvpbx.nexphone.ch/
• Mobile Variante:
  https://adminvpbx.nexphone.ch/

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Sicherheitshinweis: Wenn Sie für ca. 30 Minuten keine Aktionen im Admin Center durchführen, wird die aktuelle Sitzung aus Sicherheitsgründen automatisch beendet.
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2. Anrufmanagement & Umleitungen
   Im Bereich „Umleitungen“ legest du fest, wie eingehende Anrufe in bestimmten Szenarien behandelt werden.

Umleitungstypen:

• Sofort („Immer“): Sämtliche Anrufe werden ohne Verzögerung weitergeleitet.

• Bei Besetzt: Greift, sobald du dich in einem Gespräch befinden.

• Nach Zeitspanne: Der Anruf wird weitergeleitet, wenn nach einer definierten Dauer
  (z. B. 20 Sekunden) niemand abhebt.

• Nicht erreichbar: Tritt bei technischen Störungen in Kraft (z. B. Hardware-Defekt oder Netzausfall vor Ort).

Konfiguration von Umleitungen:

1. Einrichten: Wähle den gewünschten Umleitungstyp, lege das Ziel fest und bestätige mit [Speichern].

Mögliche Weiterleitungsziele:

• Zielnummer: Jede beliebige interne vPBX-Nummer oder externe Telefonnummer (z. B. Mobilfunk). Hinweis: Bei externen Nummern muss die Vorwahl „0“ vorangestellt werden.
• Voice Mail: Der Anruf wird direkt auf Ihre Mailbox geleitet.
• Ansage (IDM-Option): Dem Anrufer wird ein zuvor erstelltes Tondokument vorgespielt.
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  Erreichbarkeit einschränken
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• Bitte nicht stören („Ruhe vor dem Telefon“): Blockiert vorübergehend alle
  eingehenden Anrufe.
• Anonyme Anrufe abweisen: Blockiert Anrufer, die ihre Rufnummer unterdrücken.
  Anrufer hören in beiden Fällen eine entsprechende Info-Ansage.

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3. Komplexe Anrufverteilungen:
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Für erweiterte Szenarien nutzt du das Menü „Anrufverteilung“. Hierüber steuerst du Rufgruppen mit zeitlichen Verzögerungen oder wochentagsabhängigen Regeln.

Verwaltung:

• Neu anlegen: Über die Schaltfläche [+ Hinzufügen …].
• Entfernen: Über das Papierkorb-Symbol am Zeilenende.

Einstellungsoptions:

• Ziel: Wahlweise eine Telefonnummer, die VoiceMail oder eine vorgefertigte Ansage.

Verzögerung:
Angabe in Sekunden, wann das Ziel signalisiert werden soll. Berechnungs-Tipp: Ein Klingelzeichen dauert etwa 4 Sekunden. Soll es beispielsweise zweimal läuten, bevor weitergeleitet wird, tragen Sie 10 Sekunden ein (2 x 4 Sek. + 2 Sek. Reserve).

Andere Telefone:

• weiterläuten: Vorherige Telefone klingeln parallel weiter.
• stoppen: Sobald diese Stufe erreicht ist, hören die vorherigen Endgeräte auf zu klingeln.

Weiterleitung („private“ Regeln):

• möglich: Die eigenen Umleitungen des Zielteilnehmers werden ausgeführt.
• nicht möglich: Lokale Umleitungen des Ziels werden ignoriert.
• Status: Schalten Sie die Regel auf „aktiv“ oder „suspendiert“ (pausiert).

Zeitsteuerung (Ablaufpläne)

Du kannst Aktivitätsfenster nach Uhrzeit und Wochentagen definieren:

• Sind nur Uhrzeiten definiert, gilt die Regel täglich zu diesen Zeiten.
• Sind nur Wochentage gewählt, ist die Verteilung an diesen Tagen rund um die Uhr active.

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Hinweis zur mobilen Nutzung: Zeitgesteuerte Verteilungen können nicht über die mobile Ansicht konfiguriert werden.
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4. Verbindungsübersicht & Mailbox
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   Anrufliste (Verbindungen kontrollieren):
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   Hier siehst du den Verlauf deiner Telefonate mit folgenden Details:

• Datum sowie exakte Uhrzeit des Anrufs.
• Richtung des Gesprächs (Ein- oder Ausgehend) und Status via Symbol.
• Die beteiligte Telefonnummer.
• Gesprächsdauer sowie die entstandenen Gebühren.

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Sprachnachrichten verwalten (Voice Mail)
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Geh auf den Reiter „Nachrichten“, um deine Mailbox abzuhören.

• Limit: Es können höchstens 50 Nachrichten gespeichert werden. Danach ist die Mailbox voll und nimmt keine Anrufe mehr an.
• Aktionen im Dialogfenster: Klicke auf die Nachricht, um sie via Abspielen anzuhören.()

anzuhören, dauerhaft zu [Speichern] (Aufbewahrung verlängern) oder unwiderruflich zu [Löschen] zu entfernen.

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Hinweis: Das Abhören der Mailbox ist nur mit dem User-Login (nicht mit dem Admin-Login) möglich.
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**5. Systemeinstellungen (Basiseinstellungen
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Die grundlegenden Optionen finden Sie unter „Teilnehmer“ -> „Einstellungen“. Hinweis: Die Basiseinstellungen sind in der mobilen Ansicht nicht verfügbar.
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Telefon-Account & Identität
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• SIP-Credentials: Zugangsdaten zur Anmeldung deines Telefons an der Anlage.
• Notruf-Standort: Für die korrekte Weiterleitung an die zuständige Rettungsleitstelle (112) ist die genaue Ortsangabe zwingend erforderlich. Tippe die ersten Buchstaben deines Standorts ein und wählen die Gemeinde aus der Liste.
• Anzeige-Name: Der hier hinterlegte Name oder Organisationsname wird beim Angerufenen im Display angezeigt.
• Nummernunterdrückung: Aktivieren Sie „Eigene Nummer unterdrücken“ für anonyme Anrufe.
• Angezeigte Amtsnummer: Bestimme eine alternative Rufnummer, die beim Empfänger signalisiert werden soll.
• Sprache: Legt die Sprache für Systemansagen fest.

6. Mailbox-Konfiguration (Persönlicher Anrufbeantworter)

Unter diesem Punkt kannst du die Mailbox aktivieren/deaktivieren. (oder deblockieren), die PIN verwalten, eine E-Mail-Adresse für den Benachrichtigungsversand (Voicemail-to-Email) eintragen sowie eigene Begrüßungen als WAV-Datei hochladen. Änderungen müssen per [Speichern] gesichert werden.

IDM-Ansagen (Interaktives Durchwahl-Menü):
Erstelle eigene Audiodateien für Umleitungen oder interaktive Sprachmenüs. (z. B. „Für den Support drücken Sie die 2“).

• Hinzufügen/Löschen: Namen eingeben und auf [+ Hinzufügen …] klicken oder bestehende

Einträge über das Papierkorb-Symbol entfernen:

• Datei-Upload via PC: Erstelle extern eine Audiodatei. Erlaubt sind die Formate WAV (PCMA-codiert) und MP3. Lade diese über [Abspielen/Ändern] hoch.-> [+ Ersetzen …].
• Aufnahme per Telefon: Wähle „Ändern via Telefon“. Das System zeigt dir einen Code
  (z. B.*8814) an. Rufe diesen Code von deinem Telefon aus an und folge den gesprochenen Anweisungen. Sichere das Ergebnis anschließend mit [Speichern].

Admin Center Konto verwalten:
In diesem Bereich änderst du deine Zugangsdaten für das Portal (Benutzername, Passwort, E-Mail-Adresse) und legst fest, in welcher Sprache die Benutzeroberfläche des Admin Centers nach dem Login standardmäßig geladen wird.